Administratief medewerker
Een administratief medewerker op een school houdt de leerlingadministratie bij, verwerkt aanmeldingen, verzuim en uitschrijvingen, levert de gegevens aan DUO, ondersteunt de directie en is vaak het eerste aanspreekpunt aan de telefoon en de balie. Je hebt geen onderwijsbevoegdheid nodig, wel een Verklaring Omtrent het Gedrag en nauwkeurigheid in het omgaan met persoonsgegevens.
Wat maakt schooladministratie anders dan administratie elders?
Administratie op een school draait om kinderen en om geld dat daaraan vastzit. De gegevens die jij invoert bepalen de bekostiging die de school van de overheid ontvangt, of een leerling meetelt voor het onderwijsnummer en of de leerplichtambtenaar op tijd een verzuimmelding krijgt. Een fout in een inschrijfdatum is dus geen typefout maar een financiële en juridische kwestie.
Daarbij komt dat je werkt in een omgeving waar ouders, leerlingen en collega's voortdurend langslopen. Je schakelt binnen een uur van een aanmelding naar een boze ouder aan de telefoon naar een bestelling voor de mediatheek.
Welke taken horen bij de functie?
De kern is de leerlingadministratie: aanmeldingen invoeren, in- en uitschrijvingen verwerken, groepsindelingen bijhouden en de gegevensuitwisseling met DUO controleren. Daarnaast registreer je verzuim en te laat komen, en doe je de meldingen aan de leerplichtambtenaar volgens de termijnen die daarvoor gelden.
Om die kern heen ligt een brede ring van ondersteunende taken die per school verschilt: telefoon en balie, post en e-mail, agenda's van de directie, inkoop van materialen, facturen klaarzetten, personeelsdossiers bijhouden, ouderavonden en excursies organiseren en de communicatie via de schoolapp verzorgen.
Vaste taken
Leerlingadministratie, verzuim, DUO-uitwisseling, in- en uitschrijvingen en het bijhouden van dossiers.
Wisselende taken
Balie en telefoon, inkoop, facturen, directieondersteuning, evenementen en de schoolcommunicatie.
Met welke systemen werk je?
In het basisonderwijs kom je vooral ParnasSys en Esis tegen, in het voortgezet onderwijs Magister en SOMtoday. Die systemen wisselen automatisch gegevens uit met DUO, dus je werkt altijd binnen vaste schermen en vaste velden. Daarnaast gebruikt vrijwel elke school een financieel pakket en een communicatie-app voor ouders.
Je hoeft die pakketten niet vooraf te beheersen. Wel scheelt het als je in een gesprek kunt uitleggen hoe je met een administratiesysteem werkt en hoe je controleert of een mutatie echt is doorgekomen. Besturen bieden meestal een korte cursus aan bij de start.
Welke opleiding en vaardigheden heb je nodig?
De meeste vacatures vragen een mbo-diploma op niveau 3 of 4 in een administratieve of secretariële richting, of aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie. Een onderwijsbevoegdheid is niet nodig. Wel vraagt elke school een Verklaring Omtrent het Gedrag, omdat je in een omgeving met minderjarigen werkt en met hun persoonsgegevens.
Belangrijker dan het diploma is precisie en discretie. Je ziet dossiers over scheidingen, ondersteuningsbehoeften en schulden. Scholen letten daarom in het gesprek sterk op hoe je over vertrouwelijkheid praat.
Wat verdient een administratief medewerker in het onderwijs?
Je valt onder het onderwijsondersteunend personeel en dus onder de OOP-schalen van de cao, niet onder de leraarschalen. In het primair onderwijs lopen die schalen van 1 tot 13; welke schaal jij krijgt, hangt af van het functieprofiel dat het bestuur heeft vastgesteld en van de zwaarte van de taken. Vraag daarom naar het functieprofiel en niet alleen naar de schaal.
De actuele bedragen staan in de salaristabellen bij de cao, met de ingangsdatum erbij. Kijk naar het jaarsalaris en niet naar het maandbedrag: het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering maken in het onderwijs een groot verschil ten opzichte van veel administratieve functies buiten de sector.
| Waar je werkt | Wat de functie kenmerkt |
|---|---|
| Basisschool | Vaak een kleine bezetting, brede taak, veel contact met ouders |
| Voortgezet onderwijs | Grotere administratie met specialisaties zoals examens of verzuim |
| Bestuursbureau | Meer financiële en personeelsadministratie, minder balie |
Hoe vind je een baan als administratief medewerker op een school?
MeesterBaan bestaat sinds 1999 en publiceert jaarlijks meer dan 40.000 onderwijsvacatures van ruim 7.000 aangesloten scholen en kinderopvangorganisaties (eigen cijfers, peiling mei 2026). Administratieve functies staan daar tussen de onderwijsondersteunende vacatures. Filter op je regio en op het aantal dagen dat je wilt werken.
Het aanbod piekt in het voorjaar, als scholen hun formatie voor het nieuwe schooljaar rond maken, en in de weken na de zomervakantie, als blijkt dat de bezetting toch niet klopt. Reageer snel: administratieve vacatures staan vaak maar twee weken online.
Veelgestelde vragen
Heb je een onderwijsbevoegdheid nodig als administratief medewerker?
Nee. Voor deze functie is geen onderwijsbevoegdheid vereist, omdat je geen les geeft. Scholen vragen meestal een mbo-diploma op niveau 3 of 4 in een administratieve richting of vergelijkbare ervaring. Een Verklaring Omtrent het Gedrag is wel verplicht, omdat je werkt in een omgeving met minderjarigen en met hun persoonsgegevens.
Val je onder de leraarschalen of onder een andere schaal?
Je valt onder het onderwijsondersteunend personeel en dus onder de OOP-schalen van de cao, niet onder de leraarschalen. In het primair onderwijs lopen die schalen van 1 tot 13. Welke schaal je krijgt, hangt af van het functieprofiel dat het schoolbestuur heeft vastgesteld en van de zwaarte van je takenpakket.
Kun je vanuit het bedrijfsleven overstappen naar schooladministratie?
Ja, dat gebeurt regelmatig. Administratieve ervaring uit een andere sector telt mee, want de vaardigheden zijn vergelijkbaar. Wat je moet leren is het onderwijsdeel: de gegevensuitwisseling met DUO, de verzuimregels en de manier waarop een school met dossiers en privacy omgaat. Dat leer je in de eerste maanden op de werkplek.
Meer lezen in de kennisbank
Bronnen
Geschreven en gecontroleerd door Redactie MeesterBaan. Laatst bijgewerkt op 12-09-2026.