Administratief medewerker

De functie
Als administratief medewerker maak je deel uit van de leerlingadministratie en vervul je een belangrijke rol in het dagelijks functioneren van de school. Je werkt nauw samen met collega's, maar hebt ook een eigen takenpakket waarvoor je verantwoordelijkheid draagt.
Geen werkdag is hetzelfde. Naast vaste administratieve processen zijn er regelmatig onverwachte vragen, wijzigingen en piekmomenten. Denk bijvoorbeeld aan inschrijvingen, examens en de start en afsluiting van het schooljaar. Op zulke momenten moet je snel kunnen schakelen, overzicht houden en zelfstandig bepalen wat op dat moment prioriteit heeft.
Je vindt het prettig om in zo'n dynamische omgeving te werken. Je wacht niet af tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren, maar ziet zelf werk liggen, zoekt informatie op en neemt initiatief. Natuurlijk werk je samen en overleg je waar nodig, maar na een goede inwerkperiode verwachten we dat je je eigen werkzaamheden zelfstandig kunt organiseren en uitvoeren.
Wat ga je doen?
Tot je werkzaamheden behoren onder andere:
• het verzamelen, verwerken, controleren, ordenen en beheren van leerlinggegevens in Magister;
• het invoeren en controleren van gegevens in verschillende administratieve systemen;
• ondersteuning bij de leerlingadministratie en het boekenfonds;
• ondersteuning van de examensecretaris;
• het verwerken van gegevens en het maken en controleren van administratieve overzichten;
• het uitvoeren van eenvoudige financiële administratieve werkzaamheden, waaronder ouderbijdragen en facturatie, in systemen als Wiscollect en Magister;
• het werken met en controleren van gegevens en overzichten in Excel;
• het opstellen en bewerken van documenten en correspondentie;
• ondersteuning bij administratieve piekmomenten, zoals inschrijvingen, examens en de start van het schooljaar;
• waar nodig brede ondersteuning binnen de leerlingadministratie.
Wat vragen wij?
Voor deze functie zoeken wij iemand die administratief sterk en digitaal vaardig is en zich prettig voelt in een dynamische schoolomgeving. Je kunt zelfstandig werken, neemt initiatief en houdt overzicht, ook wanneer de dag anders loopt dan gepland.
Je beschikt over:
• een relevante opleiding en/of aantoonbare administratieve werkervaring op minimaal mbo-niveau;
• een zeer goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• een goede praktische beheersing van Microsoft 365 (Office 365); dit is een vereiste. Je kunt zelfstandig werken met Outlook, Word, Excel en Teams;
• goede vaardigheden in Excel, waaronder het werken met lijsten en overzichten, sorteren en filteren en het gebruiken van gangbare formules;
• aantoonbare ervaring met digitale gegevensverwerking en administratieve systemen en het vermogen om nieuwe systemen snel eigen te maken; ervaring met Magister is een pré;
• affiniteit met eenvoudige financiële administratie, zoals ouderbijdragen en facturatie;
• affiniteit met leerlingen in de leeftijd van 12 tot 18 jaar.
Daarnaast vinden wij het belangrijk dat je:
• zelfstandig en proactief werkt en verantwoordelijkheid neemt voor je eigen werkzaamheden;
• zelf ziet welke werkzaamheden moeten worden opgepakt en niet afwacht tot taken worden toegewezen;
• beschikbare informatie en werkinstructies zelfstandig opzoekt en toepast;
• snel kunt schakelen tussen verschillende werkzaamheden, vragen en prioriteiten;
• overzicht houdt wanneer meerdere zaken tegelijkertijd aandacht vragen;
• goed kunt omgaan met ad-hocsituaties, onverwachte vragen en piekmomenten;
• zelfstandig prioriteiten kunt stellen en hoofd- en bijzaken van elkaar kunt onderscheiden;
• praktisch en oplossingsgericht denkt en zelf een passende vervolgstap kunt bepalen wanneer niet alles vooraf is uitgeschreven;
• nauwkeurig werkt, je eigen werk controleert en afspraken en deadlines bewaakt;
• weet wanneer je zelfstandig verder kunt en wanneer afstemming met een collega nodig is;
• dienstverlenend en klantgericht bent en prettig samenwerkt met collega's, leerlingen en ouders.

De leerlingadministratie is een dynamische werkomgeving. Niet iedere werkdag is vooraf volledig te plannen. Daarom zoeken we iemand die energie krijgt van afwisseling, verantwoordelijkheid durft te nemen en na een goede inwerkperiode zelfstandig het eigen werk kan organiseren en dragen.
Start en werkdagen
De functie kent in eerste instantie twee fases.
Tot 1 februari 2027 – ziektevervanging
Je kunt zo spoedig mogelijk starten voor 12 uur per week, verdeeld over:
• maandag van 08.00 tot 12.00 uur;
• dinsdag van 08.00 tot 12.00 uur;
• donderdag van 08.00 tot 12.00 uur.
Deze periode biedt tegelijkertijd de mogelijkheid om de school, collega's, systemen en verschillende administratieve processen goed te leren kennen.
Vanaf 1 februari 2027 – structurele functie 0,6 fte
Vanaf 1 februari betreft het een functie van 24 uur per week, met als vaste werkdagen:
• dinsdag;
• woensdag;
• vrijdag.
Kun je niet eerder starten?
Kun je de ziektevervanging op maandag, dinsdag en donderdag niet (volledig) invullen, maar ben je wel geïnteresseerd in de structurele functie van 0,6 fte vanaf 1 februari 2027? Dan nodigen we je van harte uit om ook te solliciteren. Geef in je sollicitatiebrief duidelijk aan vanaf wanneer je beschikbaar bent en voor welke dagen/uren. Beschikbaarheid voor de ziektevervanging is geen voorwaarde om in aanmerking te komen voor de structurele functie.