Management- en teamassistent

Ben jij een organisatorisch talent met een positieve en pragmatische instelling? En spreekt het jou aan om die mensgerichte verbinder te zijn die makkelijk structureert, plant en organiseert ter ondersteuning van de teamleider en het onderwijsteam? Dan hebben wij mogelijk een interessante functie voor jou. Je komt te werken in een team van ondersteunende medewerkers die direct het onderwijsteam van de BBL-opleidingen van de academie voor Kind en Onderwijs ondersteunen. Je maakt niet alleen onderdeel uit van het team van ondersteuners, maar je zal ook direct onderdeel uitmaken van het onderwijsteam BBL van Kind en onderwijs.

Wat ga je doen?

• ondersteuning van de teamleider in structureren, plannen en organiseren van dagelijkse werkzaamheden;
• administratieve ondersteuning van de teamleider;
• beheer van agenda en jaarplanning namens de teamleider;
• beheer van de algemene mailbox en zowel intern- als extern beantwoorden van algemene zaken;
• eerste aanspreekpunt binnen MBO Utrecht voor zowel het onderwijsteam als ondersteunende diensten als het gaat om administratieve zaken;
• ondersteuning van het onderwijsteam in administratieve verwerking van studentgegevens in systemen;
• ondersteuning op administratief gebied bij in het instroomproces, waarbij jij de contactpersoon bent voor de kinderopvangorganisaties en primair onderwijs waarvoor wij opleiden. Je rapporteert hierover aan de teamleider;
• organiseren van randvoorwaarden van evenementen zoals interne- en externe bijeenkomsten, opendagen, diplomering en teamuitjes.

Zo ziet jouw werkdag eruit:
Je start de ochtend om 08.30 uur en checkt de algemene mailbox. Je verwerkt de eerste vragen vanuit potentiële studenten die vragen hebben over het instroomproces van de BBL-opleiding bij MBO Utrecht en beantwoordt een mail van een van onze samenwerkingspartners over het afstemmen van gebruik van ruimten. Om 09.00 uur heb je samen met de teamleider een in-check moment waarin jullie bespreken wat er deze week op de planning staat. Je informeert de teamleider over de afspraken die je hebt ingepland en de vraagstukken die er liggen over de jaarplanner. Op basis van hetgeen je hebt besproken, maak je een start aan de jaarplanning. Je bakent de tijd voor deze taak af en pakt vervolgens de administratie rondom instroom en praktijkovereenkomsten met beide handen aan. Je wil graag flink wat werk verzetten. Een collega zoekt je op om een bestelling van leermiddelen bij je in te dienen om vervolgens samen een wandeling te maken in de pauze. De middag werk je samen met de teamleider aan het financiële kwartaaloverzicht. Vervolgens ga je aan de slag met het organiseren van de diplomering. Je neemt contact op met de samenwerkingspartner en stemt af over de organisatie. Intern stem je af met afdeling facilitair over een passende ruimte voor de diplomering en op jouw initiatief heb je de afdeling communicatie uitgenodigd om aanwezig te zijn bij de diplomering omdat het gaat om de eerste diplomering van een van onze samenwerkingspartners. De collega’s van afdeling communicatie kunnen vervolgens een artikel schrijven over de diplomering. Zo draag je bij aan de kenbaarheid van de opleidingen en ben je bewust van het stimuleren van instroom. Aan het einde van de dag belt de opleidingsadviseur om een afspraak in te plannen met de teamleider en een externe partij om een nieuwe opleidingsroute met elkaar te verkennen. Je plant deze afspraak en loopt naar de docentenkamer om het laatste gedeelte van de dag te werken aan het ondersteunen van de docenten bij administratieve processen. Jij zorgt ervoor dat processen goed verlopen, zet acties uit naar de juiste collega’s en voert de administratieve handelingen uit voordat je de werkdag afrondt.

Dit ben jij
Zie jij jezelf al werken als management- en teamassistent? Wij vragen onderstaande kwaliteiten ter aanvulling van de kwaliteiten in ons team:

• minimaal mbo 4 werk- en denkniveau
• handig met digitale systemen, digitale vaardigeden en kennis van Office-365
• positief, pragmatisch en flexibel in de uitvoering van je werk
• sterke servicegerichte communicatieve vaardigheden, zowel intern als extern
• proactief in handelen en nauwkeurig in de verwerking van administratie
• een teamplayer die onderdeel uitmaakt van meerdere teams, maar ook zelfstandig projectmatig kan werken.

Ons aanbod

• een dynamische functie met ruimte voor jouw kwaliteiten: structureren, plannen en organiseren;
• een omvang van 0,4 fte (16 uur) met ingang van februari 2026;
• werkdagen op woensdag en vrijdag, wanneer wij de meeste groepen opleiden;
• werkplek binnen onze onderwijsboulevard aan de Australiëlaan in Utrecht;
• een organisatie die volop in beweging is; werken binnen een enthousiast, ambitieus en een betrokken team dat voor elkaar zorgt;
• in eerste instantie een arbeidsovereenkomst voor een jaar met de intentie tot verlengen of omzetten naar onbepaalde tijd bij goed functioneren;
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 8,33% eindejaarsuitkering, fiscale voordelen voor fitness/sportabonnementen, bijdrage in ziektekosten;
• een salaris in schaal 7 CAO MBO met een minimum van € 2.650- bruto per maand en een maximum van € 3.920,- bruto per maand bij een volledige betrekking, afhankelijk van ervaring en aantoonbare kennis en capaciteiten.

Niet meer wachten, maar reageren! Herken jij jezelf in deze vacature en zie jij jezelf al rondlopen als management- en teamassistent bij MBO Utrecht? Dan hopen wij dat je solliciteert en wij binnenkort met jou kennis mogen maken om te verkennen of dit jouw nieuwe uitdaging gaat worden.
Stap 1: solliciteer tot en met vrijdag 16 januari 2026 via onze website;
Stap 2: eerste selectie op basis van de sollicitatie;
Stap 3: eerste sollicitatiegesprek op woensdag 21 januari 2026 met de teamleider en mogelijk jouw naaste collega;
Stap 4: mogelijk een tweede sollicitatiegesprek op woensdag 28 januari 2026 met een mogelijk naaste collega en docent uit het onderwijsteam;
Stap 5: na afstemming ben je zo snel mogelijk van harte welkom en start jij je nieuwe uitdaging bij MBO Utrecht.

Wil je meer weten over deze vacature? Neem dan per mail contact op met Rick Ploemen (r.ploemen@mboutrecht.nl), teamleider BBL en LLO, academie voor Kind en Onderwijs. Je kunt je sollicitatie (CV + motivatie) tot en met vrijdag 16 januari 2026 insturen. Druk op de sollicitatieknop en dien via het sollicitatieformulier je motivatiebrief en cv in. (Je kunt niet via de mail solliciteren!). Het ontmoeten van de onderwijsteams is onderdeel van de selectieprocedure. Voor deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern geworven. Interne kandidaten hebben voorrang boven externe kandidaten als zij voldoen aan het profiel.