Coördinator dienst Studentzaken

Wij zoeken een nieuwe spin-in-’t-web tussen onderwijs, administratie en processen. Zoek je graag de samenwerking op met collega’s, deel je kennis en informatie en help je anderen graag? Dan is een rol als coördinator bij de dienst Studentzaken de spilfunctie voor jou.

Over Dienst Studentzaken:

• Bureau Aanmelden – Beheren en verwerken van het aanmeldproces, de aanmeldingen, het organiseren van intake-/kennismaking voor nieuwe studenten.
• Student- en stage (BPV)-administratie – Administratie en vastlegging van studentdossiers in Osiris, voor wettelijke documenten zoals het inschrijfbesluit, het diploma, POK’s (stageovereenkomsten) en gegevensregistratie.
• Coördinatie onderwijslogistiek – coördinatie op processen, planning en roostering van alle onderwijsactiviteiten.
• Coördinatie examenbureaus & Bureau Centrale Examens – afstemming en stroomlijning van processen en administratie rondom examinering.
• Studentenwelzijn – ondersteuning bij leer-, loopbaan- en persoonlijke vragen, ter voorkoming van voortijdig schoolverlaten (VSV).

Wat ga je doen?
Je bent een verbindende schakel tussen de uitvoering, de diensten en het onderwijs op een aantal van de bovenstaande thema's. Je signaleert knelpunten en je zorgt voor heldere en duidelijke processen. Je werkt samen met het team en zorgt dat ze hun taken richting het onderwijs goed kunnen uitvoeren. Je werkzaamheden zijn veelzijdig en bestaan onder andere uit:

• Plannen, afstemmen, uitvoeren en coördineren van de werkzaamheden op de diverse thema’s.
• Het schrijven, herzien en borgen van heldere en eenduidige processen en werkinstructies.
• Participeren in projectgroepen op diverse thema’s.
• Voeren van overleg met het eigen team, de diensten en het onderwijs.
• Het (mede) voeren van ontwikkelgesprekken.
• Maken en bewaken van de jaarlijkse activiteitenplanning.
• Het verzorgen van sturingsinformatie en rapportages aan de organisatie.
• Organisatie van de plaatsingsdagen voor nieuwe studenten.
• Beheer van het intranet vanuit Dienst Studentzaken.
• Controles op volledigheid van studentdossiers t.b.v. de bekostiging.
• Geven van trainingen aan onderwijsteams over processen en het gebruik van systemen zoals Osiris.

Jouw profiel

• Hbo werk- en denkniveau;
• Je communiceert helder, direct en constructief;
• Je houding is proactief, flexibel en dienstverlenend;
• Je bent bereid om samen op te trekken met de uitvoerend medewerkers;
• Je bent kritisch, zorgvuldig, en servicegericht;
• Je neemt verantwoordelijkheid en doet voorstellen ter verbetering van werkprocessen/ dienstverlening;
• Je zoekt graag de samenwerking op met collega’s, deelt kennis en informatie en helpt anderen waar nodig;
• Je bent handig met MS Office programma's en je bent ICT-vaardig;
• Kennis van onderwijssystemen zoals Osiris is een pré;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Ons aanbod

• een afwisselende en uitdagende baan;
• een organisatie die volop in beweging is, met ambitieuze en lerende collega’s;
• in eerste instantie een aanstelling voor een jaar met uitzicht op een vaste aanstelling;
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering;
• een salaris met een minimum van € 3344,00 en een maximum van € 4948,00 bruto per maand (schaal 9 CAO MBO) bij een volledige betrekking, afhankelijk van ervaring en aantoonbare kennis en capaciteiten.

Zie jij jezelf al helemaal in deze rol? Stuur dan je sollicitatie (motivatiebrief en CV) uiterlijk 16 december 2025, via de sollicitatieknop. Heb je vragen? Neem dan contact op met Dirk-Jan Scheffer, hoofd dienst Studentzaken via d.scheffer@mboutrecht.nl. Deze vacature wordt tegelijkertijd intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid genieten interne kandidaten voorrang.