Hoofd Secretariaat & Management Assistent

Wij zoeken met ingang van het nieuwe schooljaar een hoofd secretariaat/managementassistent die een deel van onze staf aanstuurt en de ondersteuning van het locatiemanagement organiseert, mede uitvoert en in goede banen leidt. 
Ons hoofd secretariaat is een flexibele, proactieve, communicatieve en systeemvaardige medewerker die diverse taken uitvoert van secretariële, organisatorische en ondersteunende aard. In deze zelfstandige baan ben je verantwoordelijk voor een zeer divers takenpakket waaronder de aansturing van de 2 hoofdige (leerlingen)administratie. Met jouw ervaring en dienstverlenende instelling heb je vaak aan een "half oor" genoeg en werk je zelfstandig in je rol. Je hebt contact met diverse personen zowel intern als extern en bent een eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor de locatiedirecteur. De diverse digitale systemen hebben voor jou geen geheimen. Je bent digitaal vaardig en adopteert voor jouw nieuwe systemen snel. Je levert een proactieve bijdrage aan verbetering van werkprocessen. 

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Locatiemanagementoverleg (agenda opstellen, verslag maken, actiepunten en besluitenlijst).
• Facturen (invoeren en verwerken), sectiebudgetten uitdraaien.
• Facturen voor ouders via digitale factuurverwerking 
• Magisterbeheer en autorisatie (leerling en docent gegevens aanleveren, invoeren, rollen toekennen).
• Verwerken niet standaard formatiegegevens (detacheringen, overgehevelde leerlingen, subsidies verwerken,  aanvragen VOG voor stagiaires).
• Administratieve opstart nieuwe medewerkers en leerlingen (wachtwoorden, docentlicenties en leerling-licenties koppelen (ELO) brieven wachtwoorden ouders en leerlingen).
• PTA’s (organiseren, beheren, aanleveren bij inspectie).
• Examenadministratie (voorbereiden, gegevens verwerken, diploma's/cijferlijsten ).
• Diverse correspondentie.