Vacature omschrijving
Ons hoofd secretariaat is een flexibele, proactieve, communicatieve en systeemvaardige medewerker die diverse taken uitvoert van secretariële, organisatorische en ondersteunende aard. In deze zelfstandige baan ben je verantwoordelijk voor een zeer divers takenpakket waaronder de aansturing van de 2 hoofdige (leerlingen)administratie. Met jouw ervaring en dienstverlenende instelling heb je vaak aan een "half oor" genoeg en werk je zelfstandig in je rol. Je hebt contact met diverse personen zowel intern als extern en bent een eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor de locatiedirecteur. De diverse digitale systemen hebben voor jou geen geheimen. Je bent digitaal vaardig en adopteert voor jouw nieuwe systemen snel. Je levert een proactieve bijdrage aan verbetering van werkprocessen.
Een greep uit jouw werkzaamheden:
- Locatiemanagementoverleg (agenda opstellen, verslag maken, actiepunten en besluitenlijst).
- Facturen (invoeren en verwerken), sectiebudgetten uitdraaien.
- Facturen voor ouders via digitale factuurverwerking
- Magisterbeheer en autorisatie (leerling en docent gegevens aanleveren, invoeren, rollen toekennen).
- Verwerken niet standaard formatiegegevens (detacheringen, overgehevelde leerlingen, subsidies verwerken, aanvragen VOG voor stagiaires).
- Administratieve opstart nieuwe medewerkers en leerlingen (wachtwoorden, docentlicenties en leerling-licenties koppelen (ELO) brieven wachtwoorden ouders en leerlingen).
- PTA’s (organiseren, beheren, aanleveren bij inspectie).
- Examenadministratie (voorbereiden, gegevens verwerken, diploma's/cijferlijsten ).
- Diverse correspondentie.
Functie-eisen
Wij vragen:
- MBO+ werk- en denkniveau en enige jaren ervaring als directiesecretaresse/-managementassistent.
- Affiniteit met en ervaring in een omgeving van onderwijs is een pré.
- Accuraat, zelfstandig en communicatief vaardig.
- Dienstverlenend en organisatorisch sterk.
- Vaardig in het verdelen van taken en aansturen van de kwaliteit daarvan.
- Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, een goede tekstvaardigheid.
- Uitstekende digitale vaardigheden. Je beheerst alle gangbare Office pakketten, Afas etc.
Arbeidsvoorwaarden
Een uitdagende functie in een organisatie waarbij volop ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling Schaal 7 CAO-VO (max €3.262,= ) is van toepassing bij een fulltime aanstelling. Inschaling is afhankelijk van opleiding en ervaring.
Het betreft in eerste instantie een functie voor de duur van 1 jaar met uitzicht op voortzetting van het dienstverband.
De arbeidsvoorwaarden uit de CAO-VO zijn van toepassing, waaronder 9 weken per jaar vrij in de schoolvakanties (regio midden).
Sollicitatieprocedure
Geïnterresseerd?
Wij ontvangen graag je motivatiebrief en cv vóór 5 juni 2023 . Dit kan via de button solliciteren.
De locatie MHV is een openbare school voor mavo, havo en vwo leerlingen. Bij het vwo hoort ook het nieuwe gymnasium.
Binnen MHV is het onderwijs gebasseerd op de principes van Maria Montessori. Het is geen volledige montessorischool, maar heeft wel een montessori-erkenning.
De MHV-locatie is met ruim 1.370 leerlingen en 100 fte veruit de grootste locatie. De locatie heeft naast een sterk bètaprofiel ook een sterk cultureel profiel. Zij kenmerkt zich door ruimte en aandacht voor eigen initiatief en individuele ontplooiing van leerlingen en docenten. Aandacht voor burgerschapsvorming is in deze locatie alom aanwezig. Ondanks de grootschaligheid is het een locatie waar iedere leerling gekend en gezien wordt.
De locatie MHV is opgedeeld in vijf teams, te weten mavo, havo/vwo/gymnasium onderbouw, havo/vwo/gymnasium middenbouw, havo bovenbouw en vwo bovenbouw. Het locatiemanagementteam wordt gevormd door een locatiedirecteur en vijf teamleiders die nauw met elkaar samenwerken. De teamleiders hebben ieder een aantal team-overstijgende portefeuilles. Daarnaast sturen zij allen een aantal autonoom functionerende sectievoorzitters aan. De samenwerking binnen en tussen de secties en sectievoorzitters vormt een belangrijke draagkracht voor ons onderwijs.