Vacature Directiesecretaresse in Bussum

Onderwijs

Over Gooise Scholen Federatie

Naam school
Gooise Scholen Federatie
Contactpersoon
Dhr. T.W. Smit
Plaats
Bussum
Type onderwijs
Regulier
Sector
Voortgezet onderwijs
Website
Beschrijving
De Gooise Scholen Federatie (GSF) is een onderwijsinstelling met acht scholen voor voortgezet onderwijs in de Gooi en Vechtstreek. Met ruim 7000 leerlingen en circa 800 medewerkers is de GSF één van de grootste onderwijsinstellingen in het Gooi. De GSF biedt diverse vormen van onderwijs: van praktijkonderwijs tot gymnasium. Elke school heeft binnen de strategische kaders van de GSF de ruimte om een eigen onderwijskundig profiel te ontwikkelen.

De Stichting wordt aangestuurd door een tweehoofdig College van Bestuur en is samen met de Onderwijs Ondersteunende Dienst (OOD) gevestigd in Bussum. Op de OOD zijn naast het bestuursbureau, de drie stafafdelingen ICT, Financiën & Beheer (F&B) en Personeel & Organisatie (P&O) werkzaam.

Vacature

Functietitel
Directiesecretaresse 
Plaatsingsdatum
8-10-2018
Met ingang van
1-1-2019
Soort vacature
Parttime
Dienstverband
Tijdelijk met uitzicht op vast
FTE
0,8
Omschrijving
Functie

De functie van directiesecretaresse is een uitdagende in een dynamische omgeving waarin veel ruimte is voor eigen initiatief. De directiesecretaresse is het visitekaartje voor het College van Bestuur (CvB), spin in het web van de bestuurlijke en administratieve organisatie en gastvrouw van de OOD. Je werkt mee aan diverse projecten en evenementen. Je denkt in oplossingen en daar krijg je de ruimte voor. Daarnaast bereid je vergaderingen voor en stelt actiepunten op.

Het directiesecretariaat wordt gevormd door een tweekoppig secretariaat waarbij de taken worden verdeeld maar waarbij ieder wel elkaars achtervang is.

Eisen

Beschikbaar voor zij-instromers?
nee
Opleiding
Overige
Functie-eisen
Taken
  • Ondersteunen van het CvB in samenwerking met de bestuurssecretaris (onder andere: voorbereiden vergaderingen en agenda's voor overleggen, opzetten en bijhouden van werk- en vergaderdossiers ten behoeve van het CvB, opstellen brieven, behandelen vertrouwelijke stukken en doen van voorstellen voor verbeteren administratieve processen);
  • Plannen en organiseren van verschillende activiteiten (jaarlijks terugkerende en incidentele activiteiten voor de OOD en de GSF);
  • Het bewaken van actiepunten;
  • Ontvangen en doorverwijzen bezoekers, verzorgen koffie/ thee bij bijeenkomsten, telefoon, geven van algemene informatie, voorraadbeheer kantoor- en keukenartikelen, uitgifte van beheer toegangssleutels kantoor- en parkeersleutels en verzorgen van inkomende en uitgaande post; 
  • Achtervang van collega secretaresse (onder andere: in- en externe communicatie; secretariële ondersteuning van het CVB en klachtencommissie bij ontvangste van klachten, notueleren van een (beperkt) aantal vergaderingen).

Profiel

Voor de functie van directiesecretaresse vragen wij van de kandidaat het volgende:
  • Communicatief zeer vaardig;
  • Pro actief, nieuwsgierig en initiatiefrijk;
  • Uitstekende omgang met alle lagen van de organisatie en een zeer goed gevoel voor verhoudingen;
  • Gewend om in een complexe omgeving te werken en goed in staat prioriteiten te stellen;
  • Vaktechnische kennis van administratieve procedures, processen en systemen en te hanteren regelingen en vaardig in de toepassing hiervan;
  • Kennis van en vaardigheid in het gebruik van Google-applicaties (waaronder drive, mail en kalender) en Windows;
  • Kennis van en behendigheid met de Nederlandse taal;
  • Vaardig in het doen van verbetervoorstellen voor administratieve werkwijzen en procedures binnen de organisatie;
  • Vaardig in het maken van planningen en overzichten;
  • Vaardig in het plannen en structureren van de secretariaatswerkzaamheden;
  • Vaardig in het beheer van digitale archiveringssystemen;
  • Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie.

Een uitdagende functie met een verscheidenheid aan onderwerpen en veel ruimte voor vernieuwing en ontwikkeling binnen een inspirerende organisatie die volop in beweging is.

 

Arbeidsvoorwaarden

Salarisschaal
7
Arbeidsvoorwaarden
Salariëring is op basis van kennis en ervaring in schaal 7 van de cao-vo.

Sollicitatie informatie

Sollicitatie informatie
De sluitingsdatum voor deze vacature is 26 oktober 2018.
De selectiegesprekken zullen begin november plaatsvinden.
Voor informatie over deze functie kun je contact opnemen met Tijmen Smit (lid College van Bestuur), bereikbaar via telefoonnummer 035 - 69 26 700.
Voor informatie over de procedure kun je contact opnemen met Bianca Brouwer/ Jolanda Meijer (afdeling P&O), bereikbaar via telefoonnummer 035 – 69 26 736.
Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.